もっと健康的な食事を提供したい いわゆる手書きの出勤簿の延長線上として捉えられることが多いです。ベテランの事務員にとっても慣れ親しんだ手書きのタイムカードの方が、慣れないパソコンよりも処理が早いそうです。 2.手書きでタイムカードを記載する際の注意点 厚生労働省「労働時間・休日に関する主な制度」, 出勤簿に含める従業員は、基本的に全員となります。パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿を記載します。, ただし、労働基準法第41条第2項に規定されている「管理監督者」に該当する管理職は、出勤簿に記載しなくても良いとされています。なぜなら、管理監督者は従業員を管理する人であり、自身の判断で出退勤が可能な自由裁量を持ち合わせていると考えられるためです。, しかしながら、会社は管理監督者の健康も確保する義務があります。そのため、管理監督者も出勤簿対象の従業員に含め、健康に悪影響を及ぼすような長時間労働を抑制するといった対策を行うと良いでしょう。, 管理監督者かどうかは、役職ではなく職務内容や権限、賃金などで判断されます。詳しくは厚生労働省によるガイドラインをご覧ください。, 出勤簿に記載しなければならない内容は、以下の通りです。労働基準法違反とならないように、全ての内容を記載するようにしましょう。, ・出勤日・労働日数 出勤簿を手書きで書く場合の書式はエクセルなどで作る場合と変わりません。 一番上に名前と何年何月の記録なのかを記載します。次に日付・始業時間・終業時間・勤務時間・時間外労働時間・備考欄の行を用意します。 以上の記録方法であれば、手書きや電子データといった形式は問われません。今までは手書きによる紙の出勤簿が一般的でしたが、最近では電子データを使用した出勤簿も増えています。 手書きで書く出勤簿の書き方. ・使用者は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければいけません。 © 2019 株式会社OKAN / Okan, Inc. All rights reserved. 私も最初は書き方がわからずに悩んでおりました。 まず⑧の最初は、離職日の翌日 3月29日です。大丈夫です。 その一段下は、2月29日になりますが、今年は2月28日までなので、2月28日と書きます。 ⑧被保険者期間 算定対象期間 A一般被保険者等 出勤簿とは法律で作成・保存することが義務付けられている書類で、法定三帳簿の1つといわれます。出勤簿を作成することで労働者の勤怠管理に使え、労働者の労働時間を適切に管理することができます。出勤簿の形式やエクセル、クラウドで作成する方法についても説明します。 記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, 社会人ならば必ず目にする出勤簿ですが、会社によって形が違うことをご存知でしょか。記入の形や管理の方法に違いはあれど、基本的に記入しなければいけない項目は同じです。では、出勤簿の記入項目などはどのように決められているのでしょうか。, 出勤簿を作成することは法律で決まっています。新しく出勤簿を用意するとき、書くべき内容や方法に迷うこともあるでしょう。そこで、出勤簿の書き方や書式はどんなものがあるのかをご紹介します。手書きで書く場合やアプリを使う場合などたくさんのやり方がある出勤簿の書式と共に、出勤簿を用意するときに知っておくべきことも合わせてお伝えします。, 出勤簿とは、社員が出勤した日や働いた時間を記録する帳簿を指します。労働基準法では、会社は社員の労働時間をしっかりと把握しなければならないと定めています。社員の労働時間を正確に把握することで、給料を支払うこともできますし、過労を防ぐ役割を担っているのが、出勤簿です。出勤簿と似ているものとして挙げられるのが、タイムカードです。しかし、厳密にいうとタイムカードと出勤簿は違うものと認識しましょう。, 会社に勤める労働者の労働時間を把握するのに、一般的に広く使われているのはタイムカードではないでしょうか。タイムカードの時間が労働時間と全く同じであれば、出勤簿の代用として使用することができますが、タイムカードと勤務時間が全く異なるのに記録せずに放置している場合などは出勤簿の代用とはなりません。タイムカードを打刻して労働を続けるサービス残業などは、法律違反となり会社が罰せられる対象となります。, 出勤簿を手書きで書く場合の書式はエクセルなどで作る場合と変わりません。一番上に名前と何年何月の記録なのかを記載します。次に日付・始業時間・終業時間・勤務時間・時間外労働時間・備考欄の行を用意します。この備考欄は有給や遅早退を記入するための物です。手書きで出勤簿をつける場合の注意点は記入するときに、鉛筆ではなくボールペンにて記載をし、間違いがあった場合修正液などで消すのではなく、訂正印用いましょう。, インターネットを通して出勤簿を管理する場合、基本的にはソフトを使うことが多いでしょう。専用のソフトを使うならば会社は特に記載事項を気にする必要はありません。社員の勤怠管理専用ソフトですから、会社がすることは自社の社員のコードナンバーや氏名などをソフトに記録させるだけとなります。後は専用ソフトが勝手に管理してくれますので、大変便利な出勤簿と言えます。しかし、ハッカーや情報漏洩には充分注意が必要です。, 出勤簿は法律によりつけることが義務付けられています。不正労働や、過労などを防ぐために重要な役割を果たすための物です。法律で決められているということは、ただつけるだけではなく保存期間も定められています。有事の際や労働基準局が提出を求めたときに、迅速に対応できるようにしましょう。では出勤簿の保存期間についてご紹介します。, 労働基準法には「賃金その他労働関係に関する重要な書類」は3年保存しなけれがならないと定められています。出勤簿は労働基準法の中では「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たる事から、出勤簿の保存期間も3年であると言えます。3年間は仮に退職した者がいたとしても退職者の分も全て保存しておく義務が会社にあります。ただし、退職金の時効問題もありますので、退職者の出勤簿は5年保存が好ましいです。, 出勤簿は手書きでもエクセルでも正確な記録ができればいいのですが、1か月分を記載する表を作るのはやはり手間だと感じる方も多いのではないでしょうか。少しでも手間を省いて、仕事の効率を上げたいです。そんなときにぴったりな出勤簿を管理できるアプリをご紹介します。, スマホやパソコンのブラウザ上から出社や退社の記録をすることができるお手軽便利アプリが、クラウド勤怠管理システムのシュキーンです。シュキーンの特徴はブラウザ上から勤怠の記録ができる事のほかに、タイムカードやICカードをかざす方法で勤怠を管理できたり、とおり過ぎるだけで勤怠記録ができる点です。勤務時間の統計機能が充実していて、残業の多い社員を見つけたり、データをダウンロードして印刷することもできます。, スマレジ・タイムカードの最大の特徴は、不正防止機能でしょう。スマレジ・タイムカードは写真を撮影することで、出勤や退勤の記録をすることができます。写真で顔認証をしたり、GPS機能で写真撮影した場所を特定することで、不正な勤怠を防止することができます。もちろん、勤怠の記録はダウンロードすることができますので、紙の出勤簿として印刷し保存することができる点もとなっています。, 派遣で働いている皆さんは、今の時給に満足していますか？もう少し欲しいなと思いますか？実は、派遣で働いている人の中には時給交渉をして、時給アップに成功した人もいます。彼らは一体どうやって時給交渉をしたのでしょうか？今回は時給交渉を成功させるコツをご紹介します。, 面接が苦手という人は多く、緊張するものです。しかし就職を勝ち取るには避けて通れないのが面接です。そこで面接で使う一人称について語りましょう。一人称はあなたの第一印象を決定づける重要な意味を持ちますので、基本的なビジネスマナーを紹介しましょう。, 二次面接で聞かれやすい質問・解答例とはどのようなものでしょう。特に一次面接との違いについても気になるとところです。この記事では、二次面接特有の質問や、転職、新卒などの状況別に、どのように二次面接で解答するか、具体的な例とともに解説したので参考にしてみて下さい。, 就職活動や転職活動などを行っているときに必ず必要となる履歴書。しかし、どんな履歴書を用意すればいいか悩むこともあるのではないでしょうか。今回は履歴書の紙質についてご紹介します。シチュエーションに合わせた紙質の履歴書を使用して、活動の参考にしてください。, 就職や転職をするとなれば自分を売り込むために自己PRを考える必要があります。不動産業界は人気も高いので入念に自己PRを練り上げる必要があります。今回は不動産業界の自己PRの作成のコツを例文を挙げながら新卒や未経験、転職などに分けてご紹介していきます。. コンビニ食が続く
・使用者は、少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければなりません。, これが守られており、賃金を正確に支払えているかどうかを管理する仕組みが「勤怠管理」です。勤怠管理に関しても、「使用者には労働時間を適正に把握する責務があること」と法律に記載があり、義務付けられています。, そして全ての会社は、労働基準法により法定三帳簿である労働者名簿・賃金台帳・出勤簿をつけ、それを保管すしなければなりません。この帳簿によって、会社は従業員の労務管理を正確に行うことが可能になるのです。, 関連記事： クラウド型勤怠管理システムの特徴・料金を徹底比較｜選ぶポイントは, 手書きのタイムカード導入においては、企業の業態に合った導入の仕方をしないと実態に合わずコスト削減や業務の効率化を妨げる要因となってしまいます。では、どんな企業が手書きのタイムカードを導入すべきか、場合分けをして紹介します。, 従業員が100名未満の会社においては、1部署あたりの人数も10名前後になることが多く、手書きになってもタイムカードの集計が容易です。加えて、1部署当たりのパートタイムスタッフ、アルバイトスタッフとの棲み分けも容易で集計対象者が少なくて済みます。したがって、勤務状況の可視化もしやすく、マネジメントサイドが各社員の勤怠状況を把握しやすくなります。, 勤怠ソフトや勤怠管理システムを導入するよりもコストが掛からずに済むという利点もあります。導入費用だけで100万円に迫るシステムもあり、ランニングコストも月間数万円となると、それだけで企業の収支に悪影響を及ぼすので、手書き管理は安価だといえるでしょう。, 士業を始めとした業態では正社員よりもアルバイトやパートタイムのスタッフの方が多く、逆に手書きで出勤頻度や勤務時間を記録した方が管理しやすいというケースもあります。パートタイム・アルバイトスタッフにとっては何時間働いたかで給与が確定されるので、手書きのタイムカードで時間を把握する方が高いシステムを導入せずに安く勤怠管理ができるという利点もあります。, 保険代理店などのように、「紙」で営業を実施し、紙で業務を管理している企業にとっては業態の延長上として、手書きでのタイムカード管理が適しているようです。いわゆる手書きの出勤簿の延長線上として捉えられることが多いです。ベテランの事務員にとっても慣れ親しんだ手書きのタイムカードの方が、慣れないパソコンよりも処理が早いそうです。, 手書きでタイムカードを導入する際の注意点を紹介します。手書きで記入や管理が可視化しやすい反面、不正の温床になりかねない側面もあるので、事例を分けて解説します。, 厚生労働省が「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表したことにともない、労働者名簿・賃金台帳だけでなく、タイムカードなどの勤怠管理書類も3年間保存しなければならなくなりました（3年間の起算点は、最後の記載がされた日）。, よって、紙ベースでの管理となると3年ごとの入れ替えがあるとはいえ、3年間ずっとカードと集計結果を保管せざるを得なくなり、紛失リスクや管理工数が掛かってしまう恐れもあります。, 対処法としては、人事による一元管理で各部署に紛失リスクを負わせないことはもちろんですが、管理場所を特定して紛失しやすい状況にしないことが重要です。さらに、毎年帳簿の過不足を点検することで紛失リスクを低減することができます。, 最後に、手書きのタイムカードを集計して勤怠管理や給与に反映させる事務員の工数も馬鹿になりません。月末の締まった後にタイムカードを手入力や手計算でまとめるとなると、事務員に対して余計な延長勤務を強いてしまう可能性もあります。, したがって、事務員の残業代に手当を上乗せするとともに、締日直後の過重労働後には半休を支給するなど、他の従業員と不平等が生じないような環境づくりが求められてきます。, 1日ずつ上長確認を実施する形式となっているため、毎日上長が勤怠状況をモニタリングすることができ、不正を防止しやすくなります。記入方法も出勤・退社・勤務時間のみというシンプルな形式になっているので、従業員にとっても記入しやすいタイプとなっております。, 勤務時間と残業時間を一緒に管理することにより、通常勤務時間に加えて残業時間がどれだけ蓄積されているかチェックできます。併せて遅刻早退の有無も点検できるので、一元管理にはもってこいのフォーマットといえるでしょう。, ここまで、手書きのタイムカードの活用方法について触れてきましたが、具体的なケースに分けてFAQを設け、実務面の疑問にお答えしていきます。, A.厳重注意・頻発する際には譴責などの強い態度での対処が望ましいでしょう。罰則規定による対処はもちろんのこと、不正をしてしまった従業員がなぜ不正に走ったか真因を探ることも重要です。上述したようなクリーンな労務環境づくりも必要になるかもしれません。, A.従業員に備考欄に記入してもらうか、タイムカードの記入欄に残業時間も作成して、残業時間の正確な把握に努めましょう。従業員には月末にまとめて記入してもらうのではなく、毎日定点を持って記入してもらうことで人事・従業員両者で残業時間を正確に把握して過重労働の発生を未然に防ぎましょう。, A.すぐに再発行の手続きを取りましょう。フォーマットを事前に共有している場合は自分のローカルデータにタイムカードを残しておき、入力データを保管しておいてもらうように従業員へ指導しましょう。また、一元管理でタイムカード保管庫を部署ごとに作って従業員が紛失してしまうような状況を作らないようにしましょう。, A.3年間管理することになるので、管理場所を何個も作らないことが重要です。人事での保管庫1つと各部署での月々の管理用ボックスで事足りるでしょう。何よりも重要なのは、各部署でまとめたタイムカードを各部署に置かずに人事で必ず一元管理することで各部署に余計な紛失リスクを背負わせないことです。, A.直行・直帰の場合、その事実が分かったタイミングで上長に何時からのアポイント、何時までのアポイントか報告してもらい、業務後、業務前にメールか電話で証拠に残るように勤怠申告してもらって後にタイムカードに記入してもらいましょう。この際に備考欄に直行・直帰と記入してもらうようにしましょう。, 手書きのタイムカードは従業員の少ない企業にとって、安価なコストで勤怠管理を円滑にする利点があります。また、フォーマットによっては個々の従業員の残業時間まで管理できるので、部署ごとで毎日の勤怠管理が容易になります。しかし、管理方法や従業員への指導を誤ると、不正の温床になりかねません。, 一元管理や罰則規定の整備に加えて、従業員が不正を行わないようなホワイトな職場作りをおこなうことによって、タイムカードの管理をより円滑なものにしていきましょう。, 2016年9月にHR NOTE編集部にジョイン。多くの人事担当者や、人材業界の方々と接する機会が多く、そこで得たノウハウをHR NOTEで公開している。働き方改革に興味があり、生産性が上がるテクノロジーやサービスを常に探している。, 2020年 最も人気のeラーニング講座とは？国内・海外比較、最新動向など｜リンクトイン日本代表 村上 臣, 【Twitterは採用に効く】全社でTwitterに取り組む意義と継続の仕組み作り | ベーシック 角田 剛史.
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